Quick Check von Excel® Dateien

Tabellenblatt

Unsere Erfahrung zeigt, dass in vielen Reporting Situationen regelmäßig Excel® verwendet wird. Einer der wesentlichsten Gründe hierfür dürfte die hohe Flexibilität dieser Tabellenkalkulation darstellen, welche aber auch mit einzelnen Nachteilen einhergeht. Wir unterstützen Sie dabei, dass Optimum aus Excel® herauszuholen.

Ausgangslage

Tabellenkalkulationen werden häufig kurzfristig aufgesetzt um einzelne Reporting Anforderungen zu erfüllen. Hieraus folgt allerdings auch, dass in vielen Fällen nicht mit der systematischen Entwicklung eines Lastenheftes begonnen wird sondern die jeweiligen Formeln direkt in der Tabellenkalkulation eingegeben werden. Nachteil dieser Ad hoc Entwicklung ist, dass sehr häufig weder eine Anleitung für die wiederkehrende Anwendung noch eine Dokumentation der zugrundeliegenden Rechenlogik existiert.

Die Weiterentwicklung solcher Dateien erfolgt oft im Rahmen der regulären Anwendung und neue Anforderungen werden nicht selten direkt per Formel angepasst. Die Transparenz der Rechnung leidet insbesondere, wenn (einzelne) Anpassungen ohne weitere Dokumentation vorgenommen werden, zum Beispiel durch eine einmalige Änderung einer wiederkehrenden Formel. Dies führt dazu, dass der Datenfluss innerhalb der Datei und die Rechenlogik im Laufe der Zeit immer komplexer und schwieriger nachvollziehbar wird. Dies kann sowohl für einen Prüfer, der die Korrektheit der Rechnungen nachvollziehen muss, aber auch für einen neuen Mitarbeiter, insbesondere wenn dieser beispielsweise als Krankheitsvertretung erstmals und ohne Übergabe mit dieser Datei arbeiten muss, problematisch werden.

Schwierig kann auch der Datentransfer von bzw. zu anderen Systemen sein. Beispielsweise wenn unklar ist, welche Reports des ERP-Systems Grundlage für bestimmte Berechnungen sind.

Weitere Themen bei denen eine Lösung per Tabellenkalkulation einer Implementierung innerhalb des ERP Systems unterlegen ist, sind beispielsweise unterschiedliche Benutzerrollen, Versionierung und automatisierte Workflows.

Im Ergebnis führt aber die hohe Flexibilität von Tabellenkalkulationen dazu, dass die beschriebenen Nachteile häufig in Kauf genommen werden. Durch Berücksichtigung einiger Regeln und Handlungsweisen kann die Auswirkung dieser Nachteile allerdings reduziert werden. Gerne unterstützt Blumberg Consulting Sie hierbei.

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